Odoo Datenimport: CSV und Excel Dateien importieren - Der komplette Guide 2026

Der manuelle Eintrag von Geschaeftsdaten ist zeitaufwendig, fehleranfaellig und schlichtweg unwirtschaftlich. Ein mittelstaendisches Unternehmen mit 5.000 Kundendatensaetzen wuerde bei manueller Eingabe mehrere Wochen benoetigen. Mit der Odoo Import CSV-Funktion reduziert sich dieser Aufwand auf wenige Stunden - inklusive Datenbereinigung und Validierung.

Die Hauptgruende fuer den Datenimport in Odoo sind vielfaeltig. Bei der Migration von Altsystemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder anderen ERP-Loesungen muessen Stammdaten uebertragen werden. Auch der Wechsel von Excel-basierten Loesungen zu einem professionellen ERP erfordert einen sauberen Datenimport. Regelmaessige Aktualisierungen von Preislisten, Lagerbestaenden oder Kundendaten werden ebenfalls ueber Importfunktionen abgewickelt.

Die wirtschaftlichen Vorteile sind beachtlich. Ein Hamburger Grosshaendler berichtet von einer Zeitersparnis von 85% beim Import seiner 12.000 Artikelstammdaten. Die Fehlerquote sank von durchschnittlich 3% bei manueller Eingabe auf unter 0,1% beim automatisierten Import. Die initialen Kosten fuer die Datenvorbereitung amortisieren sich bereits nach dem ersten Import.

Fuer deutsche Unternehmen ist zudem die DSGVO-Konformitaet beim Datenimport relevant. Odoo protokolliert alle Importvorgaenge und ermoeglicht die Nachverfolgung, wann welche Daten ins System gelangten. Dies ist besonders bei Kundendaten fuer Compliance-Nachweise wertvoll. Die Dokumentation der Datenherkunft ist ein wichtiger Bestandteil der Rechenschaftspflicht nach DSGVO.

Der Datenimport ist auch bei laufendem Betrieb relevant. Viele Unternehmen erhalten regelmaessig Preislisten von Lieferanten, Produktdaten von Herstellern oder Kundenlisten von Vertriebspartnern. Mit der Import-Funktion lassen sich diese Daten schnell und zuverlaessig in Odoo einpflegen, ohne jeden Datensatz einzeln anlegen zu muessen.

Der CSV-Import ist die universellste Methode, um Daten in Odoo zu uebertragen. CSV steht fuer Comma-Separated Values und ist ein standardisiertes Textformat, das von nahezu jeder Software exportiert werden kann. Hier zeigen wir den kompletten Prozess fuer den Odoo Import CSV.

Schritt 1: Daten vorbereiten

Bevor Sie mit dem Import beginnen, muessen Ihre Daten im richtigen Format vorliegen. Oeffnen Sie Ihre CSV-Datei in einem Texteditor oder Tabellenkalkulationsprogramm. Achten Sie auf folgende Punkte:

• Die erste Zeile muss Spaltenueberschriften enthalten
• Verwenden Sie UTF-8 als Zeichenkodierung fuer Umlaute
• Das Trennzeichen sollte Komma oder Semikolon sein
• Datumsfelder im Format JJJJ-MM-TT formatieren
• Dezimalzahlen mit Punkt als Trennzeichen (nicht Komma)

Schritt 2: Import starten

Navigieren Sie zum gewuenschten Modul in Odoo, beispielsweise Kontakte fuer Kundendaten. Klicken Sie auf das Favoriten-Symbol (Stern) in der Listenansicht und waehlen Sie "Datensaetze importieren". Alternativ koennen Sie die Import-Funktion ueber Einstellungen, Technisch, Datenbank-Struktur, Import-Kompatibilitaet aktivieren.

Schritt 3: Datei hochladen

Laden Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei hoch. Odoo zeigt Ihnen eine Vorschau der ersten Zeilen. Ueberpruefen Sie, ob die Daten korrekt erkannt wurden. Bei Problemen mit der Kodierung waehlen Sie explizit UTF-8 aus den Optionen. Der Import-Assistent erkennt automatisch das verwendete Trennzeichen.

Schritt 4: Feldmapping durchfuehren

Das Feldmapping ist der kritischste Schritt beim Import. Odoo versucht, Ihre Spaltenueberschriften automatisch den internen Feldnamen zuzuordnen. Ueberpruefen Sie jede Zuordnung sorgfaeltig. Nicht erkannte Felder koennen manuell aus einer Dropdown-Liste ausgewaehlt werden. Spalten ohne Zuordnung werden beim Import uebersprungen.

Schritt 5: Import validieren und ausfuehren

Klicken Sie auf "Test Import", um die Daten zu validieren, ohne sie tatsaechlich zu importieren. Odoo zeigt Ihnen Fehler und Warnungen an. Beheben Sie alle Probleme in Ihrer Quelldatei und wiederholen Sie den Test. Erst wenn keine Fehler mehr auftreten, klicken Sie auf "Importieren". Bei grossen Dateien kann der Import einige Minuten dauern.

Seit Odoo 14 werden Excel-Dateien (.xlsx) nativ unterstuetzt. Der Importprozess ist identisch zum CSV-Import, jedoch gibt es einige Besonderheiten zu beachten.

Excel-Dateien bieten den Vorteil, dass Formatierungen wie Zahlenformate und Datumsangaben oft besser erhalten bleiben. Odoo liest automatisch das erste Tabellenblatt aus. Wenn Sie Daten aus einem anderen Blatt importieren moechten, muessen Sie dieses vorher als erstes Blatt verschieben oder die Daten in eine separate Datei kopieren.

Bei komplexen Excel-Dateien mit Formeln, Pivot-Tabellen oder verbundenen Zellen empfiehlt sich die Konvertierung zu CSV. Formeln werden beim Import nicht ausgewertet, sondern als Text interpretiert. Verwenden Sie daher immer die Option "Werte einfuegen", bevor Sie die Datei speichern.

Ein wichtiger Tipp fuer deutsche Anwender: Excel verwendet standardmaessig das deutsche Zahlenformat mit Komma als Dezimaltrennzeichen. Odoo erwartet jedoch den Punkt. Aendern Sie vor dem Export die Regionaleinstellungen oder formatieren Sie Zahlenspalten explizit um. Eine Alternative ist die Verwendung der Funktion WECHSELN in Excel.

Fuer grosse Datenmengen ueber 10.000 Zeilen kann der Excel-Import langsamer sein als CSV. In solchen Faellen lohnt sich die Konvertierung, da CSV-Dateien schneller verarbeitet werden und weniger Speicher benoetigen. Bei Dateien ueber 50.000 Zeilen sollten Sie den Import in mehrere Chargen aufteilen.

Beachten Sie auch, dass Excel Zahlen mit fuehrenden Nullen (wie Artikelnummern oder PLZ) automatisch als Zahlen interpretiert und die Nullen entfernt. Formatieren Sie solche Spalten als Text, bevor Sie die Datei speichern. Alternativ stellen Sie ein Hochkomma vor den Wert.

Der Import von Kundendaten ist einer der haeufigsten Anwendungsfaelle. Odoo unterscheidet zwischen Unternehmen und Personen, wobei Personen einem Unternehmen zugeordnet werden koennen. Diese Struktur muss beim Import beruecksichtigt werden.

Fuer einen einfachen Kundenimport benoetigen Sie mindestens folgende Felder: Name, Strasse, PLZ, Stadt, Land. Optionale Felder wie Telefon, E-Mail, Steuernummer und Kundennummer erweitern den Datensatz. Die interne Referenz (ref) ist besonders wichtig, wenn Sie spaeter Verknuepfungen zu Rechnungen oder Bestellungen herstellen moechten.

Bei der Migration aus Altsystemen sollten Sie die urspruengliche Kundennummer als externe ID verwenden. Diese ermoeglicht es, Datensaetze bei spaeteren Updates eindeutig zu identifizieren, ohne Duplikate zu erzeugen. Das Feld heisst in Odoo "Externe ID" oder "id" und folgt dem Format "modul.name".

Fuer B2B-Unternehmen ist die hierarchische Struktur von Kontakten relevant. Sie koennen Ansprechpartner direkt beim Unternehmensimport anlegen, indem Sie das Feld "Uebergeordneter Kontakt/Name" oder die externe ID des uebergeordneten Kontakts verwenden. Dies spart einen separaten Importschritt und stellt die Verknuepfung automatisch her.

Die Zuordnung zu Kategorien und Tags erfolgt ueber den Feldnamen "Kategorien" oder "Tags". Mehrere Kategorien trennen Sie durch Kommas. Nicht existierende Kategorien werden automatisch angelegt, wenn Sie die entsprechende Option beim Import aktivieren. Dies beschleunigt den Import erheblich.

Besonders wichtig fuer deutsche Unternehmen: Die USt-IdNr. sollte im korrekten Format importiert werden (DE123456789). Odoo validiert die Laenderkennzeichnung und das Format. Falsch formatierte Steuernummern fuehren zu Fehlern bei der Rechnungsstellung.

Der Produktimport ist technisch anspruchsvoller als der Kundenimport, da Produkte mit Varianten, Preislisten und Kategorien verknuepft sind. Eine sorgfaeltige Planung der Importreihenfolge ist entscheidend fuer den Erfolg.

Grundlegende Produktfelder umfassen: Produktname, Interne Referenz (SKU/Artikelnummer), Verkaufspreis, Einkaufspreis, Produkttyp (Lagerprodukt, Verbrauchsmaterial, Dienstleistung) und Produktkategorie. Die Kategorie muss vor dem Import existieren oder ueber den Import automatisch erstellt werden.

Fuer Produkte mit Varianten (Groesse, Farbe, etc.) gibt es zwei Ansaetze. Der erste Ansatz verwendet Produktvorlagen und erstellt Varianten automatisch basierend auf definierten Attributen. Der zweite Ansatz importiert jede Variante als separates Produkt mit eigener SKU. Fuer deutsche Haendler mit komplexen Variantenstrukturen empfehlen wir den ersten Ansatz mit vordefinierten Attributen.

Lagerbestandsimporte sollten nach dem Produktimport erfolgen. Verwenden Sie das Modell "Lagerbestand-Quants" fuer initiale Bestaende. Wichtige Felder sind: Produkt, Lagerort, Menge und optional das Verfallsdatum fuer Chargen-verwaltete Artikel. Der Bestandsimport erfolgt ueber eine spezielle Inventurbuchung.

Bei der Migration von Preislisten importieren Sie zunaechst die Preislistenstruktur und dann die einzelnen Preisregeln. Odoo unterstuetzt komplexe Preisstrukturen mit Rabattstaffeln, kundenspezifischen Preisen und zeitlich begrenzten Aktionen. Jede Preisregel kann als separate Zeile importiert werden.

Der Import von Produktbildern erfordert einen zusaetzlichen Schritt. Bilder koennen als Base64-kodierte Zeichenketten oder ueber URLs importiert werden. Fuer groessere Bildmengen empfiehlt sich ein separater Bildimport nach dem Stammdatenimport oder die Nutzung der Odoo API.

Der Import von Rechnungen und Buchhaltungsdaten erfordert besondere Sorgfalt, da hier gesetzliche Anforderungen wie GoBD zu beachten sind. In Deutschland muessen Rechnungen revisionssicher und unveraenderbar gespeichert werden.

Fuer offene Posten aus dem Altsystem importieren Sie typischerweise die Rechnungskopfdaten: Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Faelligkeitsdatum, Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Die Verknuepfung zum Kunden erfolgt ueber die externe ID oder den exakten Kundennamen.

Rechnungspositionen werden separat importiert oder als verknuepfte Daten in der Hauptdatei mitgefuehrt. Das Format fuer verknuepfte Daten in Odoo verwendet Schraegstriche: "Rechnungszeilen/Produkt", "Rechnungszeilen/Menge", "Rechnungszeilen/Preis". Jede Zeile in der CSV repraesentiert dann eine Rechnungsposition.

Der Import von Buchungssaetzen fuer die Finanzbuchhaltung erfolgt ueber das Journal-Eintrags-Modell. Hier muessen Soll- und Haben-Seite ausgeglichen sein. Ein Import-Test ist hier besonders wichtig, da fehlerhafte Buchungen die gesamte Bilanz verfaelschen koennen. Pruefen Sie die Summen nach dem Import.

Fuer die Migration aus DATEV oder anderen deutschen Buchhaltungsloesungen existieren spezielle Konverter und Import-Module. Diese beruecksichtigen den deutschen Kontenrahmen (SKR03/SKR04) und mappen die Konten automatisch auf die Odoo-Struktur. Die DATEV-Schnittstelle ist detailliert in unserem DATEV-Guide beschrieben.

Beachten Sie bei historischen Daten: Fuer die GoBD-Konformitaet ist es oft sinnvoller, nur offene Posten zu migrieren und abgeschlossene Geschaeftsjahre im Altsystem zu belassen. Die Anfangssalden werden dann als Eroeffnungsbuchung in Odoo erfasst.

Das Feldmapping ist der Prozess, bei dem Spalten aus Ihrer Importdatei den entsprechenden Feldern in Odoo zugeordnet werden. Ein korrektes Mapping ist entscheidend fuer einen erfolgreichen Import.

Odoo-Felder haben interne technische Namen, die sich von den angezeigten Labels unterscheiden. Beispielsweise heisst das Feld "Kundenname" intern "name", die E-Mail-Adresse ist "email" und die Postleitzahl "zip". Die Import-Vorlage, die Sie ueber "Import-Vorlage exportieren" herunterladen koennen, zeigt die korrekten technischen Feldnamen.

Bei relationalen Feldern (Verknuepfungen zu anderen Datensaetzen) gibt es mehrere Optionen. Sie koennen den angezeigten Namen verwenden, wenn dieser eindeutig ist. Sicherer ist die Verwendung der externen ID im Format "modul.name". Die Datenbank-ID ist ebenfalls moeglich, aber nicht empfohlen, da sie sich zwischen Systemen unterscheidet.

Die Datenvalidierung in Odoo prueft vor dem Import auf Pflichtfelder, korrekte Datentypen, gueltige Referenzen und Eindeutigkeit bei Unique-Feldern. Fehlermeldungen zeigen die Zeilennummer und den Fehlergrund an. Haeufige Fehler sind fehlende Pflichtfelder, ungueltige Datumsformate und nicht existierende Referenzen.

Ein Praxis-Tipp: Exportieren Sie einen bestehenden Datensatz aus Odoo im CSV-Format. Diese Datei zeigt Ihnen das exakte Format, das Odoo erwartet, und kann als Vorlage fuer Ihren Import dienen. Besonders bei komplexen Datenstrukturen spart dies viel Zeit bei der Vorbereitung.

Fuer regelmaessige Imports koennen Sie das Mapping speichern. Klicken Sie nach erfolgreichem Mapping auf "Mapping speichern" und vergeben Sie einen Namen. Bei zukuenftigen Imports waehlen Sie das gespeicherte Mapping aus und sparen die erneute Zuordnung aller Felder.

Auch bei sorgfaeltiger Vorbereitung treten beim Datenimport regelmaessig Fehler auf. Hier sind die haeufigsten Probleme und ihre Loesungen im Detail.

Kodierungsfehler bei Umlauten

Wenn Umlaute als kryptische Zeichen erscheinen, ist die Zeichenkodierung falsch. Speichern Sie Ihre Datei explizit als UTF-8. In Excel waehlen Sie beim Speichern "CSV UTF-8" als Format. In LibreOffice aktivieren Sie die UTF-8-Option beim Export.

Datumsformat nicht erkannt

Odoo erwartet Datumsangaben im ISO-Format JJJJ-MM-TT. Deutsche Datumsformate wie TT.MM.JJJJ muessen konvertiert werden. Verwenden Sie Excel-Formeln wie TEXT(A1,"JJJJ-MM-TT") oder Textverarbeitung fuer die Umwandlung. Achten Sie darauf, dass Excel Datumswerte nicht automatisch zurueckkonvertiert.

Referenz nicht gefunden

Wenn Odoo eine Verknuepfung nicht findet, pruefen Sie die Schreibweise und Gross-/Kleinschreibung. Externe IDs sind case-sensitive. Stellen Sie sicher, dass referenzierte Datensaetze vor dem Import existieren. Die Importreihenfolge ist entscheidend.

Duplikate werden erstellt

Ohne externe ID kann Odoo nicht erkennen, ob ein Datensatz bereits existiert. Verwenden Sie immer externe IDs fuer Updates bestehender Daten. Die Option "Bestehende Datensaetze aktualisieren" funktioniert nur mit korrekten IDs. Alternativ loeschen Sie vor dem Import die bestehenden Datensaetze.

Import bricht ab bei grossen Dateien

Bei Dateien ueber 50.000 Zeilen kann ein Timeout auftreten. Teilen Sie grosse Imports in kleinere Batches von 5.000-10.000 Zeilen auf. Alternativ erhoehen Sie die Timeout-Einstellungen in der Odoo-Konfiguration oder verwenden den API-Import fuer bessere Kontrolle.

Zahlenformate werden falsch interpretiert

Deutsche Zahlenformate (1.234,56) werden oft falsch gelesen. Konvertieren Sie zu internationalen Formaten (1234.56) vor dem Import. Entfernen Sie Tausendertrennzeichen und verwenden Sie den Punkt als Dezimaltrenner.

Eine erfolgreiche Datenmigration erfordert mehr als technisches Know-how. Diese Best Practices haben sich bei deutschen Unternehmen bewaehrt und sparen Zeit und Nerven.

Planen Sie ausreichend Zeit fuer die Datenbereinigung ein. Erfahrungsgemaess entfallen 60-70% des Migrationsaufwands auf die Vorbereitung und Bereinigung der Quelldaten. Duplikate entfernen, Adressen standardisieren und veraltete Datensaetze archivieren sind wichtige Vorarbeiten, die den eigentlichen Import erheblich vereinfachen.

Fuehren Sie immer einen Testimport in einer separaten Odoo-Testumgebung durch. Vergleichen Sie die importierten Daten stichprobenartig mit den Quelldaten. Pruefen Sie insbesondere Summen, Datumsangaben und Verknuepfungen. Ein Fehler, der erst nach dem Produktivimport auffaellt, ist wesentlich aufwendiger zu korrigieren.

Dokumentieren Sie Ihr Feldmapping und die durchgefuehrten Transformationen. Diese Dokumentation ist wertvoll fuer spaetere Updates und fuer andere Teammitglieder. Bei regelmaessigen Importen erstellen Sie wiederverwendbare Import-Templates und Prozessbeschreibungen.

Die Importreihenfolge ist entscheidend: Zuerst Stammdaten ohne Abhaengigkeiten (Kategorien, Zahlungsbedingungen, Laender), dann Stammdaten mit Abhaengigkeiten (Produkte, Kunden), schliesslich Bewegungsdaten (Bestellungen, Rechnungen). Diese Reihenfolge vermeidet fehlende Referenzen und macht den Prozess nachvollziehbar.

Erstellen Sie vor dem produktiven Import ein vollstaendiges Backup Ihrer Odoo-Datenbank. Bei Problemen koennen Sie schnell zum vorherigen Stand zurueckkehren, ohne Daten zu verlieren. Odoo bietet integrierte Backup-Funktionen, die Sie nutzen sollten.

Planen Sie den produktiven Import zu einem Zeitpunkt mit geringer Systemlast. Ein Import von 100.000 Datensaetzen kann das System fuer andere Benutzer verlangsamen. Wochenenden oder Abendstunden sind oft geeignete Zeitfenster.

Fuer wiederkehrende Importe oder die Integration mit anderen Systemen bietet die Odoo API leistungsstarke Moeglichkeiten. Der API-Import umgeht die Benutzeroberflaeche und ermoeglicht die Automatisierung komplexer Importprozesse.

Odoo unterstuetzt zwei API-Protokolle: XML-RPC und JSON-RPC. Beide bieten Zugriff auf alle Odoo-Modelle und deren Methoden. Fuer Python-Entwickler ist die Bibliothek "odoorpc" empfehlenswert, fuer JavaScript-Anwendungen gibt es "odoo-xmlrpc". Eine detaillierte Einfuehrung finden Sie in unserem Odoo API Guide.

Ein einfaches Python-Beispiel fuer den Kundenimport zeigt die grundlegende Struktur. Sie authentifizieren sich zunaechst mit Benutzername und Passwort oder API-Key. Dann verwenden Sie die create()-Methode fuer neue Datensaetze oder write() fuer Updates. Die search()-Methode findet bestehende Datensaetze fuer Vergleiche.

Fuer Massenimporte ueber die API sollten Sie Batch-Verarbeitung implementieren. Statt jeden Datensatz einzeln zu senden, gruppieren Sie 100-500 Datensaetze und senden sie gemeinsam. Dies reduziert den Netzwerk-Overhead erheblich und beschleunigt den Import um Faktor 10-50.

Die API ermoeglicht auch komplexe Validierungen und Transformationen vor dem Import. Sie koennen Daten aus mehreren Quellen zusammenfuehren, Berechnungen durchfuehren und Geschaeftslogik anwenden, die ueber die Standard-Importfunktion hinausgeht. Fehlerbehandlung und Logging lassen sich praezise steuern.

Fuer Enterprise-Anwendungen bietet Odoo auch Webhook-Integration. Externe Systeme koennen Odoo automatisch ueber neue Daten informieren, die dann importiert werden. Dies ist ideal fuer Echtzeit-Synchronisation mit Online-Shops, externen Datenquellen oder IoT-Geraeten.

Die Kombination aus API-Import und Odoo-Automatisierungen ermoeglicht vollstaendig automatisierte Datenflussea. Ein Beispiel: Bestellungen aus einem Webshop werden per API importiert, loesen automatisch Lagerbuchungen aus und generieren Lieferscheine - ohne manuellen Eingriff.