Odoo GoBD-konform 2026: Rechtssichere Buchführung mit Odoo

Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Regelwerk des Bundesfinanzministeriums. Sie definieren die Anforderungen an IT-gestützte Buchführungssysteme und sind für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland verbindlich.

Die GoBD sind keine freiwillige Empfehlung, sondern haben Gesetzeskraft. Bei Verstößen drohen erhebliche Konsequenzen: Das Finanzamt kann die Buchführung verwerfen, Hinzuschätzungen vornehmen und Bußgelder verhängen. Im Extremfall kann eine fehlerhafte elektronische Buchführung zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Für Unternehmen, die Odoo für die Buchhaltung nutzen, ist die GoBD-Konformität daher ein zentrales Thema. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Konfiguration und entsprechenden Prozessen kann Odoo alle GoBD-Anforderungen erfüllen.

Die GoBD wurden zuletzt 2019 aktualisiert und berücksichtigen nun auch Cloud-Lösungen und mobile Erfassung. Die Anforderungen gelten gleichermaßen für Kleinunternehmer wie für Konzerne - der Umfang der Dokumentation kann jedoch an die Unternehmensgröße angepasst werden.

Die sechs Grundprinzipien der GoBD

Die GoBD basieren auf sechs fundamentalen Prinzipien, die jedes Buchführungssystem erfüllen muss:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Jeder Geschäftsvorfall muss von der Entstehung bis zur Buchung nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit jeden Buchungssatz verstehen können. Odoo erfüllt dieses Prinzip durch:

• Verlinkung von Buchungen mit Ursprungsbelegen
• Fortlaufende Buchungsnummern ohne Lücken
• Detaillierte Buchungstexte und Referenzen
• Verknüpfung mit Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen

2. Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst werden. In Odoo wird dies durch die ERP-Integration sichergestellt: Verkaufsaufträge, Einkaufsbestellungen und Lagerbewegungen werden automatisch verbucht, sodass keine Vorgänge vergessen werden können.

3. Richtigkeit

Buchungen müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfall korrekt abbilden. Odoo unterstützt die Richtigkeit durch Plausibilitätsprüfungen, Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Buchungen und automatische Berechnungen von Steuern und Summen.

4. Zeitgerechte Buchungen

Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Die GoBD fordern keine tägliche Buchung, aber eine regelmäßige Erfassung. Odoo ermöglicht die Definition von Buchungszeiträumen und warnt bei unverbuchten Belegen.

5. Ordnung

Die Buchführung muss systematisch und übersichtlich sein. In Odoo wird dies durch den deutschen Kontenrahmen (SKR03/SKR04), konsistente Buchungslogik und strukturierte Berichte gewährleistet.

6. Unveränderbarkeit

Einmal vorgenommene Buchungen dürfen nicht nachträglich gelöscht oder verändert werden. Dies ist das wichtigste technische Kriterium der GoBD. Odoo setzt dies um, indem gebuchte Belege nur durch Stornobuchungen korrigiert werden können.

Technische Umsetzung der GoBD in Odoo

Die GoBD-Konformität in Odoo erfordert spezifische Konfigurationen und Einstellungen:

Buchungssperre aktivieren

Die wichtigste Einstellung ist die Aktivierung der Buchungssperre für abgeschlossene Perioden. In Odoo Enterprise kann ein Sperrdatum definiert werden, vor dem keine Buchungen mehr möglich sind. Diese Sperre kann nur mit Administrator-Rechten aufgehoben werden.

Stornofunktion statt Löschung

Odoo muss so konfiguriert werden, dass das Löschen von Buchungen nicht möglich ist. Stattdessen werden Korrekturen über Stornobuchungen vorgenommen, die den Ursprungsbeleg referenzieren. So bleibt die lückenlose Historie erhalten.

Fortlaufende Nummerierung

Alle buchführungsrelevanten Dokumente (Rechnungen, Gutschriften, Buchungssätze) müssen fortlaufend nummeriert sein. Die Nummernkreise in Odoo werden entsprechend konfiguriert, sodass keine Lücken entstehen können.

Protokollierung aller Änderungen

Der Audit-Trail in Odoo protokolliert jede Änderung an buchführungsrelevanten Daten: Wer hat wann was geändert? Diese Protokolle sind unveränderbar und können für Prüfungszwecke exportiert werden.

Zugriffsrechte und Benutzerrollen

Ein GoBD-konformes System erfordert ein differenziertes Berechtigungskonzept. In Odoo werden Benutzerrollen definiert, die festlegen, wer welche Buchungen durchführen und ändern darf. Die Sicherheitsfunktionen von Odoo unterstützen diese Anforderungen umfassend.

Die Verfahrensdokumentation

Ein zentrales Element der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt alle buchführungsrelevanten Prozesse und das eingesetzte IT-System. Ohne Verfahrensdokumentation gilt die Buchführung formal als nicht ordnungsgemäß.

Inhalt der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation für Odoo umfasst typischerweise:

• Allgemeine Beschreibung: Unternehmen, Branche, Rechtsform, Buchführungspflicht
• Systemdokumentation: Odoo-Version, Module, Hosting, Schnittstellen
• Anwenderdokumentation: Buchungsprozesse, Workflows, Freigaben
• Betriebsdokumentation: Backup, Wartung, Updates, Notfallpläne
• Internes Kontrollsystem: Prüfungen, Vier-Augen-Prinzip, Plausibilitäten

Erstellung der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation sollte von einem spezialisierten Odoo-Partner erstellt werden, der sowohl Odoo als auch die GoBD-Anforderungen kennt. Die Dokumentation muss bei jeder wesentlichen Änderung des Systems aktualisiert werden.

Revisionssichere Archivierung

Die GoBD fordern eine revisionssichere Archivierung aller buchführungsrelevanten Dokumente über zehn Jahre. Revisionssicher bedeutet:

Anforderungen an die Archivierung

• Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente dürfen nicht manipuliert werden können
• Reproduzierbarkeit: Dokumente müssen jederzeit in ursprünglicher Form abrufbar sein
• Indexierung: Dokumente müssen über Buchungszeitraum, Belegnummer etc. auffindbar sein
• Verfügbarkeit: Zugriff muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein

Umsetzung in Odoo

Odoo bietet eine integrierte Dokumentenablage, die für die GoBD-konforme Archivierung genutzt werden kann. Für höhere Anforderungen kann ein dediziertes Dokumentenmanagement-System (DMS) angebunden werden. Wichtig ist, dass auch E-Mails mit buchführungsrelevantem Inhalt archiviert werden.

Datenzugriff und Betriebsprüfung

Die GoBD räumen dem Finanzamt weitreichende Datenzugriffsrechte ein. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer verlangen:

Zugriffsarten

• Unmittelbarer Zugriff (Z1): Der Prüfer arbeitet direkt im System und kann eigene Auswertungen erstellen
• Mittelbarer Zugriff (Z2): Das Unternehmen erstellt auf Anfrage des Prüfers Auswertungen
• Datenüberlassung (Z3): Export der Daten im GDPdU/GoBD-Format auf Datenträger

GDPdU-Export aus Odoo

Odoo kann mit entsprechenden Modulen Daten im GDPdU-Format (jetzt GoBD-Format) exportieren. Dieser Export umfasst alle Buchungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen in einer standardisierten XML-Struktur, die vom IDEA-Prüfprogramm der Finanzverwaltung eingelesen werden kann.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Bei der GoBD-konformen Nutzung von Odoo treten regelmäßig typische Fehler auf:

Fehler 1: Löschbare Buchungen

Wenn Buchungen gelöscht statt storniert werden können, ist das System nicht GoBD-konform. Prüfen Sie die Konfiguration und deaktivieren Sie die Löschfunktion für gebuchte Belege.

Fehler 2: Fehlende Verfahrensdokumentation

Viele Unternehmen verzichten auf die Verfahrensdokumentation, weil sie aufwändig erscheint. Bei einer Prüfung ist dies jedoch ein gravierender Mangel. Investieren Sie in eine professionelle Dokumentation.

Fehler 3: Unvollständige Archivierung

Nicht alle relevanten Dokumente werden archiviert, insbesondere E-Mails werden oft vergessen. Definieren Sie klare Prozesse, welche Dokumente wie archiviert werden müssen.

Fehler 4: Lückenhafte Nummerierung

Testbuchungen oder Stornos können zu Lücken in der Nummerierung führen. Konfigurieren Sie die Nummernkreise so, dass keine Lücken entstehen können.

Fehler 5: Keine regelmäßigen Backups

Die Datensicherung gehört zur GoBD-Compliance. Ohne nachweisbare Backups kann die Verfügbarkeit der Daten nicht garantiert werden.

Kosten der GoBD-Konformität

Die Herstellung der GoBD-Konformität erfordert einmalige und laufende Investitionen:

Die Gesamtkosten für die initiale GoBD-Einrichtung liegen damit zwischen 4.000 und 9.500 Euro. Diese Investition ist jedoch notwendig und schützt vor erheblich höheren Kosten bei einer Betriebsprüfung mit Beanstandungen.

Best Practices für GoBD-konforme Buchführung

Folgende Empfehlungen haben sich in der Praxis bewährt:

Regelmäßige Selbstprüfung

Führen Sie mindestens jährlich eine interne GoBD-Prüfung durch. Prüfen Sie die Vollständigkeit der Dokumentation, die Funktionsfähigkeit der Archivierung und die Korrektheit der Konfiguration.

Schulung der Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter, die mit der Buchführung befasst sind, sollten die GoBD-Grundlagen kennen. Schulen Sie insbesondere die Bedeutung der Unveränderbarkeit und die korrekten Stornoprozesse.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Binden Sie Ihren Steuerberater in die GoBD-Umsetzung ein. Er kann wertvolle Hinweise geben und die Verfahrensdokumentation aus fachlicher Sicht prüfen. Die DATEV-Schnittstelle erleichtert diese Zusammenarbeit erheblich.

Dokumentation von Änderungen

Jede Änderung am System, an Prozessen oder an der Konfiguration muss dokumentiert werden. Führen Sie ein Änderungsprotokoll und aktualisieren Sie die Verfahrensdokumentation entsprechend.