Auf einen Blick
- Bilanz und GuV nach HGB-Gliederungsschema aus Odoo
- Abschlussbuchungen: Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungen
- Inventur und Bestandsbewertung
- Anlagenspiegel und Abschreibungsplan
- DATEV-Export für Steuerberater
Was umfasst der Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss ist die jährliche Zusammenfassung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Je nach Rechtsform und Größe umfasst er unterschiedliche Bestandteile:
Pflichtbestandteile
- Bilanz: Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva)
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres
Zusätzlich bei Kapitalgesellschaften
- Anhang: Erläuterungen zu Bilanz und GuV
- Lagebericht: Bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften
Die Odoo Buchhaltung liefert die Rohdaten für Bilanz und GuV. Die formale Erstellung des vollständigen Jahresabschlusses erfolgt typischerweise durch den Steuerberater, der die Odoo-Daten als Grundlage verwendet.
Fristen für den Jahresabschluss
Die Fristen für die Aufstellung und Offenlegung hängen von der Rechtsform ab:
Einzelunternehmen und Personengesellschaften
Keine gesetzliche Frist für die Aufstellung. Die Steuererklärung muss jedoch fristgerecht eingereicht werden (regulär bis 31. Juli des Folgejahres, mit Steuerberater verlängert).
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG)
- Aufstellung: Innerhalb von 3 Monaten (große/mittelgroße) bzw. 6 Monaten (kleine) nach Geschäftsjahresende
- Feststellung: Innerhalb von 8 Monaten (11 Monaten bei kleinen GmbH)
- Offenlegung: Innerhalb von 12 Monaten im Bundesanzeiger
Größenklassen nach HGB
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatz | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft | bis 450.000 Euro | bis 900.000 Euro | bis 10 |
| Klein | bis 7,5 Mio. Euro | bis 15 Mio. Euro | bis 50 |
| Mittelgroß | bis 25 Mio. Euro | bis 50 Mio. Euro | bis 250 |
| Groß | über 25 Mio. Euro | über 50 Mio. Euro | über 250 |
Vorbereitende Arbeiten in Odoo
Vor den eigentlichen Abschlussbuchungen sind vorbereitende Arbeiten erforderlich:
Vollständigkeit der Buchungen prüfen
- Alle Ausgangsrechnungen des Geschäftsjahres verbucht?
- Alle Eingangsrechnungen erfasst und gebucht?
- Bankkontenauszüge vollständig abgestimmt?
- Kassenbestände geprüft?
Offene Posten bereinigen
- Forderungen auf Einbringlichkeit prüfen
- Zweifelhafte Forderungen markieren
- Uneinbringliche Forderungen ausbuchen
- Verbindlichkeiten auf Vollständigkeit prüfen
Sachkonten abstimmen
- Verrechnungskonten auf Null stellen
- Durchlaufende Posten auflösen
- Intercompany-Salden abstimmen
Inventur und Bestandsbewertung
Die Inventur ist Pflicht für alle bilanzierenden Unternehmen und muss zum Bilanzstichtag durchgeführt werden:
Inventur in Odoo
Das Lagermodul unterstützt die Inventur:
- Inventurlisten generieren
- Zählmengen erfassen
- Abweichungen dokumentieren
- Bestandskorrekturen buchen
Bewertung der Bestände
Die Bewertung erfolgt nach handelsrechtlichen Grundsätzen:
- Rohstoffe/Waren: Anschaffungskosten oder niedrigerer Marktwert
- Unfertige Erzeugnisse: Herstellungskosten
- Fertige Erzeugnisse: Herstellungskosten oder niedrigerer Verkaufspreis
Bestandsveränderung buchen
Die Differenz zwischen Anfangs- und Endbestand wird als Bestandsveränderung in der GuV erfasst. Odoo kann diese Buchung automatisch generieren.
Abschlussbuchungen
Die typischen Abschlussbuchungen, die in Odoo oder vom Steuerberater erfasst werden:
Abschreibungen auf Anlagevermögen
Das Anlagenmodul in Odoo berechnet die planmäßigen Abschreibungen automatisch. Zum Jahresende werden die kumulierten Abschreibungen als Buchung erfasst:
- Soll: Abschreibungen auf Sachanlagen
- Haben: Kumulierte Abschreibungen (Wertberichtigung)
Rechnungsabgrenzungsposten (RAP)
Zahlungen, die das Folgejahr betreffen, werden abgegrenzt:
- Aktive RAP: Vorausgezahlte Aufwendungen (z.B. Versicherungsprämien für Januar)
- Passive RAP: Vorausempfangene Erträge (z.B. Mietvorauszahlungen)
Rückstellungen
Für ungewisse Verbindlichkeiten werden Rückstellungen gebildet:
- Steuerrückstellungen
- Urlaubsrückstellungen
- Rückstellungen für ausstehende Rechnungen
- Gewährleistungsrückstellungen
Forderungsbewertung
Zweifelhafte Forderungen werden wertberichtigt:
- Einzelwertberichtigung für konkret gefährdete Forderungen
- Pauschalwertberichtigung für das allgemeine Ausfallrisiko
Währungsumrechnung
Fremdwährungspositionen werden zum Stichtagskurs bewertet. Kursdifferenzen werden erfolgswirksam gebucht.
Bilanz und GuV aus Odoo
Odoo generiert Bilanz und GuV als Berichte:
Bilanz nach HGB
Die Bilanz wird nach dem deutschen HGB-Gliederungsschema erstellt:
Aktivseite
- A. Anlagevermögen (Immaterielle, Sachanlagen, Finanzanlagen)
- B. Umlaufvermögen (Vorräte, Forderungen, Wertpapiere, Kasse/Bank)
- C. Rechnungsabgrenzungsposten
Passivseite
- A. Eigenkapital
- B. Rückstellungen
- C. Verbindlichkeiten
- D. Rechnungsabgrenzungsposten
Gewinn- und Verlustrechnung
Die GuV kann nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) oder Umsatzkostenverfahren (UKV) erstellt werden. Die deutsche Lokalisierung verwendet standardmäßig das GKV:
- 1. Umsatzerlöse
- 2. Bestandsveränderungen
- 3. Andere aktivierte Eigenleistungen
- 4. Sonstige betriebliche Erträge
- 5. Materialaufwand
- 6. Personalaufwand
- 7. Abschreibungen
- 8. Sonstige betriebliche Aufwendungen
- 9-13. Finanzergebnis und Steuern
- 14. Jahresüberschuss/-fehlbetrag
Anlagenspiegel und Abschreibungen
Der Anlagenspiegel ist Pflichtbestandteil des Anhangs und zeigt die Entwicklung des Anlagevermögens:
Anlagenspiegel aus Odoo
Das Anlagenmodul generiert einen vollständigen Anlagenspiegel:
- Anschaffungs-/Herstellungskosten zum 1.1.
- Zugänge des Geschäftsjahres
- Abgänge des Geschäftsjahres
- Umbuchungen
- Kumulierte Abschreibungen zum 1.1.
- Abschreibungen des Geschäftsjahres
- Buchwert zum 31.12.
Abschreibungsmethoden
Odoo unterstützt verschiedene Abschreibungsmethoden:
- Lineare Abschreibung (Standard)
- Degressive Abschreibung
- Leistungsbezogene Abschreibung
- Sonderabschreibungen
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Der typische Workflow für den Jahresabschluss mit Steuerberater:
Schritt 1: Vorarbeiten intern
- Laufende Buchungen abschließen
- Inventur durchführen
- Offene Posten bereinigen
- Grundlegende Abschlussbuchungen erfassen
Schritt 2: DATEV-Export
Export aller Buchungen über die DATEV-Schnittstelle:
- Buchungsstapel des gesamten Jahres
- Stammdaten Debitoren/Kreditoren
- Anlagenspiegel
- Belegbilder
Schritt 3: Abschlussarbeiten beim Steuerberater
Der Steuerberater:
- Prüft die Buchungen
- Nimmt komplexe Abschlussbuchungen vor
- Erstellt die formale Bilanz und GuV
- Verfasst Anhang und ggf. Lagebericht
- Erstellt die Steuererklärungen
Schritt 4: Finalisierung
- Gesellschafterversammlung zur Feststellung
- Offenlegung im Bundesanzeiger (bei Kapitalgesellschaften)
- Archivierung aller Unterlagen
Kosten und Zeitaufwand
Der Aufwand für den Jahresabschluss hängt von Größe und Komplexität ab:
| Position | Interner Aufwand | Steuerberater |
|---|---|---|
| Vorarbeiten und Abstimmung | 8-20 Stunden | - |
| Inventur | 4-16 Stunden | - |
| Abschlussbuchungen | 4-12 Stunden | 500-2.000 Euro |
| Jahresabschluss (formale Erstellung) | - | 1.500-5.000 Euro |
| Steuererklärungen | - | 500-2.000 Euro |
Die Kosten variieren stark je nach Unternehmensgröße, Komplexität und Region. Kleine Unternehmen liegen am unteren Ende, mittelständische Unternehmen in der Mitte der Spannen.
Best Practices
Empfehlungen für einen effizienten Jahresabschluss:
Unterjährige Vorbereitung
Führen Sie monatliche Abstimmungen durch. Wenn Sie unterjährig sauber arbeiten, reduziert sich der Aufwand zum Jahresende erheblich.
Checklisten verwenden
Erstellen Sie eine Jahresabschluss-Checkliste für Ihr Unternehmen. So vergessen Sie keine Schritte und können den Fortschritt nachverfolgen.
Frühzeitig beginnen
Starten Sie mit den Vorarbeiten direkt nach dem Stichtag. Je früher der Abschluss fertig ist, desto besser für Entscheidungen und Liquiditätsplanung.
Kommunikation mit Steuerberater
Stimmen Sie den Zeitplan frühzeitig mit dem Steuerberater ab. In den Monaten Februar bis Mai haben Steuerkanzleien Hochsaison.
Dokumentation
Dokumentieren Sie alle Bewertungsentscheidungen und Abschlussbuchungen. Bei einer Prüfung müssen Sie die Grundlagen erläutern können.
Fazit
Der Jahresabschluss ist der krönende Abschluss der Buchführung. Mit Odoo haben Sie eine solide Basis: Alle unterjährigen Buchungen, der Anlagenspiegel und die Rohfassungen von Bilanz und GuV stehen zur Verfügung. Die typische Arbeitsteilung sieht vor, dass Sie die Vorarbeiten und grundlegenden Abschlussbuchungen in Odoo erledigen, während der Steuerberater die komplexen Bewertungen und die formale Erstellung des Jahresabschlusses übernimmt. Mit guter Vorbereitung, strukturierten Prozessen und enger Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird der Jahresabschluss zur planbaren Routine statt zum Stressfaktor.