Rechnungsstellung in Deutschland: Anforderungen 2026
Die Anforderungen an Rechnungen in Deutschland werden immer komplexer: E-Rechnungspflicht für B2B seit 2025, GoBD-Konformität, DSGVO und branchenspezifische Vorschriften. Odoo erfüllt alle diese Anforderungen aus einer Hand.
Im Unterschied zu einfachen Rechnungsprogrammen ist Odoo vollständig in die Buchhaltung, den Vertrieb und das Lager integriert. Rechnungen werden automatisch aus Geschäftsvorgängen generiert, korrekt verbucht und revisionssicher archiviert.
Rechnungen erstellen: Die Methoden
Odoo bietet verschiedene Wege zur Rechnungserstellung:
Aus Verkaufsaufträgen
Der häufigste Weg: Nach Bestätigung eines Angebots wird der Verkaufsauftrag angelegt. Von dort kann die Rechnung mit einem Klick erstellt werden – alle Positionen werden übernommen.
Nach Lieferung
Für Unternehmen, die erst nach Warenausgang fakturieren: Die Rechnung wird automatisch basierend auf gelieferten Mengen erstellt. Teillieferungen führen zu Teilrechnungen.
Wiederkehrende Rechnungen
Für Abonnements, Wartungsverträge oder regelmäßige Lieferungen: Odoo erstellt Rechnungen automatisch nach definierten Intervallen. Ideal für Dienstleister mit Pauschalverträgen.
Manuelle Rechnungen
Für Sonderfälle können Rechnungen auch manuell erstellt werden. Kundendaten, Produkte und Preise werden dabei aus der Datenbank übernommen.
Sammelrechnungen
Mehrere Lieferungen an einen Kunden können in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Das spart Porto und reduziert den Buchungsaufwand beim Kunden.
E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
Ab 2025 ist die E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland Pflicht. Odoo unterstützt alle gängigen Formate:
XRechnung
Das XML-Format für öffentliche Auftraggeber. Odoo generiert XRechnung-konforme Dateien automatisch, inklusive aller Pflichtfelder wie Leitweg-ID. Der Versand erfolgt per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk.
ZUGFeRD
Das hybride Format kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Empfänger ohne E-Rechnungs-System können das PDF lesen, andere importieren die Daten automatisch. Odoo unterstützt ZUGFeRD 2.1 und neuer.
Peppol
Das internationale Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen. Mit der Peppol-ID können Rechnungen sicher und automatisch an Geschäftspartner in ganz Europa gesendet werden.
Mehr Details zur E-Rechnung finden Sie in unseren Artikeln zu XRechnung und ZUGFeRD.
GoBD-Konformität
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) stellen strenge Anforderungen:
- Unveränderbarkeit: Einmal gebuchte Rechnungen können nicht gelöscht oder verändert werden. Korrekturen erfolgen über Storno und Neuausstellung.
- Lückenlose Nummerierung: Rechnungsnummern werden automatisch vergeben, ohne Lücken oder Doppelungen.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung ist mit dem Ursprungsbeleg verknüpft. Der Audit-Trail dokumentiert alle Änderungen.
- Revisionssichere Archivierung: Rechnungen werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) unveränderbar gespeichert.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Alle Daten können für Betriebsprüfungen exportiert werden (GDPdU/GoBD-Format).
Mehr zur GoBD-Konformität erfahren Sie im Artikel Odoo GoBD-konform.
Rechnungslayout und Pflichtangaben
Deutsche Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Odoo stellt sicher, dass alle dabei sind:
| Pflichtangabe | In Odoo |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift | Aus Firmeneinstellungen |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Aus Firmeneinstellungen |
| Rechnungsdatum | Automatisch |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Automatische Sequenz |
| Menge und Art der Lieferung | Aus Positionen |
| Nettobetrag und Steuersatz | Automatisch berechnet |
| Bruttobetrag | Automatisch berechnet |
Das Rechnungslayout kann im Corporate Design gestaltet werden: Logo, Farben, Schriften, Fußzeile mit Bankverbindung und AGB. QR-Codes ermöglichen schnelle Zahlung per Online-Banking.
Mahnwesen
Das integrierte Mahnwesen verfolgt offene Rechnungen automatisch:
Zahlungserinnerung
Eine freundliche Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit. Der Ton ist höflich, es werden keine Gebühren berechnet.
Erste Mahnung
Nach der definierten Karenzzeit folgt die formelle erste Mahnung mit neuer Zahlungsfrist. Mahngebühren können automatisch addiert werden.
Zweite und dritte Mahnung
Der Ton wird ernster, Verzugszinsen werden berechnet, rechtliche Schritte werden angedroht.
Inkasso-Übergabe
Bei hartnäckigen Fällen können Vorgänge an Inkasso-Dienstleister übergeben werden. Odoo exportiert alle relevanten Daten.
Alle Mahnstufen, Fristen und Texte sind individuell konfigurierbar. Bestimmte Kunden können vom automatischen Mahnwesen ausgenommen werden.
Zahlungsabwicklung
Odoo unterstützt verschiedene Zahlungswege und automatisiert den Abgleich:
- Bankimport: Kontoauszüge werden importiert, Zahlungen automatisch den Rechnungen zugeordnet
- Online-Zahlung: Kunden können direkt aus der E-Mail per PayPal, Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift bezahlen
- SEPA-Lastschrift: Einzugsermächtigungen verwalten und Lastschriften automatisch generieren
- Teilzahlungen: Werden korrekt verbucht und der Restbetrag als offen markiert
- Skonto: Wird bei Zahlung innerhalb der Frist automatisch berücksichtigt
DATEV-Export
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bietet Odoo DATEV-kompatible Exporte:
Alle Buchungen können im DATEV-Format exportiert und in DATEV Unternehmen online oder beim Steuerberater importiert werden. Das spart Zeit bei der Buchhaltung und reduziert Fehler durch manuelle Übertragung.
Mehr zum Thema im Artikel Odoo DATEV-Schnittstelle.
Kosten
Die Rechnungsfunktion ist Teil des Buchhaltungsmoduls:
| Variante | Funktionen | Kosten |
|---|---|---|
| Community | Basis-Rechnungen | Kostenlos |
| Enterprise | E-Rechnung, Mahnwesen, DATEV | Ab 24€/User/Monat |
Fazit
Die Rechnungsstellung mit Odoo erfüllt alle deutschen Anforderungen: E-Rechnung, GoBD, DATEV-Export und revisionssichere Archivierung. Die Integration mit Verkauf und Lager eliminiert manuelle Arbeit.
Besonders wertvoll ist das automatische Mahnwesen, das offene Posten systematisch verfolgt und die Liquidität verbessert.
Möchten Sie Ihre Rechnungsstellung digitalisieren? Kontaktieren Sie uns für eine Demo und erfahren Sie, wie Odoo Ihre Fakturierung vereinfacht.