Odoo revisionssicher archivieren 2026: GoBD-konforme Archivierung

Was ist revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung bezeichnet die langfristige Speicherung von Dokumenten in einer Weise, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Der Begriff kommt aus dem Steuer- und Handelsrecht und ist eng mit den GoBD verknuepft.

Die zentralen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung sind:

• Unveraenderbarkeit: Archivierte Dokumente duerfen nachtraeglich nicht veraendert werden koennen
• Originalitaet: Das Dokument muss dem Original entsprechen
• Vollstaendigkeit: Alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente muessen vorhanden sein
• Ordnung: Dokumente muessen strukturiert und auffindbar sein
• Verfuegbarkeit: Zugriff muss waehrend der Aufbewahrungsfrist gewaehrleistet sein
• Pruefbarkeit: Ein sachverstaendiger Dritter muss die Dokumente pruefen koennen

Fuer Unternehmen, die Odoo fuer die Buchhaltung nutzen, ist die revisionssichere Archivierung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Schutz: Bei einer Betriebspruefung koennen Sie lueckenlos nachweisen, welche Geschaeftsvorfaelle stattgefunden haben.

Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumententyp:

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

• Buecher und Aufzeichnungen
• Inventare und Jahresabschluesse
• Eroeffnungsbilanzen
• Buchungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
• Kontoauszuege
• Lohnunterlagen (Lohnkonten)
• Zollbelege

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

• Empfangene und versendete Geschaeftsbriefe
• Wiedergaben von abgesandten Geschaeftsbriefen
• Sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Fristbeginn

Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht wurde, das Inventar oder die Bilanz aufgestellt wurde, oder der Geschaeftsbrief empfangen oder abgesandt wurde.

Beispiel: Eine Rechnung vom 15.03.2026 muss bis zum 31.12.2036 aufbewahrt werden.

Welche Dokumente muessen archiviert werden?

Im Kontext von Odoo sind folgende Dokumententypen relevant:

Ausgangsrechnungen

Jede aus Odoo erstellte Rechnung muss archiviert werden. Das PDF der Rechnung sowie die zugehoerigen Buchungsdaten sind aufbewahrungspflichtig. Bei XRechnung und ZUGFeRD auch das XML.

Eingangsrechnungen

Alle erhaltenen Rechnungen muessen archiviert werden - egal ob als PDF, Scan oder Papier. Der Originalbeleg ist massgeblich, nicht die Buchung in Odoo.

Geschaeftsbriefe

Angebote, Auftragsbestaetigungen, Vertraege und sonstige Korrespondenz mit geschaeftlichem Inhalt. In Odoo betrifft dies exportierte Angebote, Auftragsbestaetigungen und E-Mail-Kommunikation.

Bankunterlagen

Kontoauszuege, Zahlungsbelege und Bankbestaetigungen. Diese werden oft ausserhalb von Odoo gefuehrt, sollten aber verknuepft werden.

Personalunterlagen

Lohnabrechnungen, Arbeitsvertraege und sozialversicherungsrelevante Unterlagen aus dem HR-Modul.

Archivierung in Odoo einrichten

Odoo bietet verschiedene Moeglichkeiten zur Dokumentenarchivierung:

Integrierte Dokumentenablage

Odoo speichert Dokumente direkt am jeweiligen Datensatz. Rechnungs-PDFs werden automatisch an der Rechnung gespeichert, Vertraege am Kontakt, Lieferscheine an der Lieferung. Diese Verknuepfung ist die Basis der Archivierung.

Odoo Documents (Enterprise)

Das Documents-Modul in Odoo Enterprise bietet erweiterte Funktionen: zentrale Dokumentenablage, Ordnerstrukturen, Tags, Freigabe-Workflows und Versionierung. Fuer umfangreiche Dokumentenmengen ist dies die empfohlene Loesung.

Externes DMS

Fuer hoechste Anforderungen kann ein spezialisiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) angebunden werden. Systeme wie DocuWare, ELO oder d.velop bieten zertifizierte Archivierung und koennen ueber Schnittstellen mit Odoo verbunden werden.

Cloud-Speicher mit Archivfunktion

Cloud-Dienste wie Microsoft 365 oder Google Workspace bieten Archivierungsfunktionen, die als Ergaenzung zu Odoo genutzt werden koennen. Achten Sie auf DSGVO-konforme Speicherorte.

Technische Umsetzung der Revisionssicherheit

Fuer revisionssichere Archivierung in Odoo sind folgende technische Massnahmen erforderlich:

Unveraenderbarkeit sicherstellen

• Loeschrechte fuer archivierte Dokumente entfernen
• Checksummen fuer Dokumentenintegritaet speichern
• Aenderungsprotokoll (Audit Trail) aktivieren
• Bei Bedarf: WORM-Speicher (Write Once Read Many) verwenden

Indexierung und Suche

• Dokumente mit Metadaten versehen (Datum, Typ, Referenz)
• Volltextsuche aktivieren (OCR fuer gescannte Dokumente)
• Strukturierte Ordnerhierarchie anlegen

Zugriffsschutz

• Berechtigungskonzept fuer Dokumentenzugriff
• Protokollierung aller Zugriffe
• Separate Archiv-Benutzerrolle

Langzeitverfuegbarkeit

• Regelmaessige Backups mit Offsite-Kopie
• Migrations-Strategie fuer Formatwechsel
• PDF/A-Format fuer Langzeitarchivierung

PDF/A: Das Format fuer Langzeitarchivierung

PDF/A ist ein ISO-Standard fuer die Langzeitarchivierung von Dokumenten. Im Gegensatz zu normalen PDFs enthaelt ein PDF/A alle Informationen zur korrekten Darstellung (Schriften, Farben) im Dokument selbst.

Vorteile von PDF/A

• Selbstbeschreibend: Keine externen Abhaengigkeiten
• Lesbar ohne spezielle Software
• International standardisiert (ISO 19005)
• Von Finanzbehoerden empfohlen

PDF/A in Odoo

Odoo kann so konfiguriert werden, dass Rechnungen und andere Dokumente direkt als PDF/A generiert werden. Dies erfordert entsprechende Konfiguration der Berichtsvorlagen und ggf. zusaetzliche Module.

E-Mail-Archivierung

E-Mails mit geschaeftlichem Inhalt unterliegen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht. In Odoo gibt es verschiedene Ansaetze:

Chatter-Archivierung

E-Mails, die ueber den Odoo-Chatter gesendet und empfangen werden, sind automatisch am jeweiligen Datensatz gespeichert. Diese Archivierung ist jedoch nicht revisionssicher im strengen Sinne.

E-Mail-Archiv-Systeme

Fuer vollstaendige E-Mail-Archivierung empfiehlt sich ein dediziertes System wie MailStore, Barracuda oder die Archivierungsfunktionen von Microsoft 365/Exchange. Diese Systeme archivieren alle E-Mails unabhaengig von Odoo.

Integration

Idealerweise werden E-Mail-Archiv und Odoo verknuepft: Aus der archivierten E-Mail kann auf den Odoo-Datensatz verwiesen werden und umgekehrt.

Verfahrensdokumentation fuer die Archivierung

Die GoBD fordern eine Verfahrensdokumentation, die auch den Archivierungsprozess beschreibt:

Zu dokumentierende Aspekte

• Welche Dokumententypen werden archiviert?
• Wie werden Dokumente erfasst und indexiert?
• Wo werden Dokumente gespeichert?
• Wie wird die Unveraenderbarkeit sichergestellt?
• Wer hat Zugriff auf archivierte Dokumente?
• Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?
• Wie werden Dokumente nach Fristablauf vernichtet?

Regelmaessige Ueberpruefung

Die Verfahrensdokumentation sollte jaehrlich geprueft und bei Aenderungen aktualisiert werden. Auch Stichproben der archivierten Dokumente sind empfehlenswert.

Kosten und Implementierung

Die Kosten fuer revisionssichere Archivierung haengen vom gewaehlten Ansatz ab:

Fuer kleine Unternehmen ist die integrierte Odoo-Loesung mit entsprechender Konfiguration oft ausreichend. Mittlere und grosse Unternehmen sollten Odoo Documents oder ein externes DMS in Betracht ziehen.

Best Practices

Empfehlungen fuer eine erfolgreiche Archivierung:

Frueh archivieren

Archivieren Sie Dokumente sofort bei Erstellung oder Eingang. Nachtraegliches Sortieren und Archivieren ist aufwaendig und fehleranfaellig.

Einheitliche Namenskonventionen

Verwenden Sie konsistente Dateinamen: Datum_Typ_Referenz.pdf erleichtert das Auffinden auch ohne Suchfunktion.

Regelmaessige Pruefung

Pruefen Sie monatlich die Vollstaendigkeit der Archivierung. Sind alle Rechnungen abgelegt? Fehlen Belege?

Backup-Strategie

Archivierte Dokumente muessen regelmaessig gesichert werden - idealerweise an einem geografisch getrennten Ort.

Schulung der Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter, die Dokumente erstellen oder empfangen, muessen die Archivierungsprozesse kennen und einhalten.