Auf einen Blick
- DATEV-Export fuer reibungslosen Datenaustausch
- Flexible Arbeitsmodelle: Vorkontierung bis Vollbuchfuehrung
- Automatisierte monatliche Exporte moeglich
- Belegbilder fuer digitale Belegablage
- Jahresabschluss-Vorbereitung aus Odoo
Warum ist der Steuerberater-Export wichtig?
Die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater ist in Deutschland essenziell. Ueber 80% aller Unternehmen arbeiten mit einem externen Steuerberater zusammen - fuer die laufende Buchfuehrung, die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder zumindest den Jahresabschluss.
Die Qualitaet dieser Zusammenarbeit haengt massgeblich vom Datenaustausch ab. Wenn Ihr Odoo Buchhaltungssystem saubere, vollstaendige Daten liefert, reduzieren sich Rueckfragen, Korrekturen und damit die Kosten beim Steuerberater. Ein ineffizienter Datenaustausch hingegen fuehrt zu Mehraufwand auf beiden Seiten.
Die DATEV-Schnittstelle ist dabei das zentrale Werkzeug. Sie ermoeglicht einen standardisierten Datenaustausch, den nahezu jeder Steuerberater in Deutschland verarbeiten kann.
Arbeitsmodelle mit dem Steuerberater
Je nach Kompetenz und Kapazitaet im Unternehmen gibt es verschiedene Modelle der Zusammenarbeit:
Modell 1: Beleguebergabe (Minimal)
Sie erfassen keine Buchungen in Odoo, sondern uebergeben nur Belege (digital oder physisch). Der Steuerberater fuehrt die komplette Buchfuehrung in DATEV. Odoo wird nur fuer Auftraege, Rechnungen und Lagerverwaltung genutzt.
Geeignet fuer: Kleine Unternehmen ohne Buchhaltungskenntnisse
Exportbedarf: Ausgangsrechnungen, ggf. Eingangsrechnungen als PDF
Modell 2: Vorkontierung (Standard)
Sie erfassen alle Belege in Odoo und nehmen eine Vorkontierung vor. Der Steuerberater prueft monatlich die Buchungen, nimmt Korrekturen vor und erstellt die USt-Voranmeldung.
Geeignet fuer: Unternehmen mit grundlegenden Buchhaltungskenntnissen
Exportbedarf: DATEV-Buchungsstapel, Stammdaten, Belegbilder
Modell 3: Vollstaendige Buchfuehrung (Erweitert)
Sie fuehren die komplette laufende Buchfuehrung in Odoo. Der Steuerberater erstellt nur noch die USt-Voranmeldung auf Basis Ihrer Daten und den Jahresabschluss.
Geeignet fuer: Unternehmen mit qualifizierten Buchhaltern
Exportbedarf: DATEV-Export zur Kontrolle, Jahresabschluss-Unterlagen
Modell 4: Minimale externe Unterstuetzung
Sie erledigen alles intern, inklusive USt-Voranmeldung. Der Steuerberater wird nur fuer den Jahresabschluss und steuerliche Beratung hinzugezogen.
Geeignet fuer: Unternehmen mit eigenem Buchhaltungs-Know-how
Exportbedarf: Jaehrlicher Export fuer Jahresabschluss
Exportformate und Datentypen
Je nach Arbeitsmodell werden verschiedene Daten exportiert:
Buchungsdaten (DATEV-Format)
Der Kernexport umfasst alle Buchungssaetze im DATEV-kompatiblen Format:
- Buchungsdatum und Belegdatum
- Buchungstext und Belegfeld
- Soll- und Habenkonto
- Betrag und Steuerschluessel
- Kostenstelle und Kostentraeger
Stammdaten
Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) mit allen relevanten Informationen:
- Kontonummer und Bezeichnung
- Adressdaten
- Bankverbindungen
- Umsatzsteuer-ID
Belegbilder
Digitalisierte Belege werden mit den Buchungen verknuepft. Der Export kann als separate Dateien oder als DATEV Belegbildservice erfolgen.
Auswertungen und Berichte
Zusaetzlich zu den Rohdaten koennen Auswertungen exportiert werden:
- Summen- und Saldenliste
- Offene-Posten-Liste
- Kassenbuch
- Anlagenspiegel
Monatlicher Export-Workflow
Ein strukturierter Workflow fuer den monatlichen Steuerberater-Export:
Schritt 1: Monatsabschluss vorbereiten (Tag 1-3)
- Alle Belege des Vormonats erfassen
- Bankkonten abstimmen
- Offene Posten pruefen
- Kassenbestand abgleichen
Schritt 2: Buchungen pruefen (Tag 4)
- Kontensalden auf Plausibilitaet pruefen
- Steuersaetze kontrollieren
- Unvollstaendige Buchungen ergaenzen
Schritt 3: Periode abschliessen (Tag 5)
- Buchungsperiode in Odoo sperren
- DATEV-Export generieren
- Exportprotokoll archivieren
Schritt 4: Export uebermitteln
- Exportdateien an Steuerberater senden
- Ggf. Belegbilder separat uebertragen
- Besonderheiten dokumentieren
Automatisierung
Der Export kann in Odoo automatisiert werden: Am definierten Tag wird automatisch der DATEV-Export erstellt und per E-Mail an den Steuerberater versendet. So wird kein Monat vergessen.
Jahresabschluss-Vorbereitung
Der Jahresabschluss erfordert zusaetzliche Vorbereitungen:
Vor dem Geschaeftsjahresende
- Inventur durchfuehren und Bestaende abgleichen
- Abschreibungen berechnen und buchen
- Rueckstellungen ermitteln
- Abgrenzungen (RAP/PAR) vorbereiten
Nach dem Geschaeftsjahresende
- Alle Dezember-Buchungen abschliessen
- Jahresabschluss-Checkliste durchgehen
- Vollstaendigen DATEV-Export des Jahres erstellen
- Bilanz- und GuV-Rohfassung aus Odoo exportieren
Unterlagen fuer den Steuerberater
Fuer den Jahresabschluss benoetigt der Steuerberater typischerweise:
- Kompletter DATEV-Export des Geschaeftsjahres
- Kontoauszuege aller Bankkonten (Jahressaldo)
- Inventurliste mit Bewertungen
- Anlagenverzeichnis mit Abschreibungen
- Darlehensvertraege und Tilgungsplaene
- Gesellschaftsvertraege bei Aenderungen
Kommunikation und Abstimmung
Eine gute Kommunikation mit dem Steuerberater ist entscheidend:
Regelmaessige Abstimmungstermine
Vereinbaren Sie feste Termine fuer die Abstimmung, z.B. quartalsweise ein Telefonat zur Besprechung offener Fragen und Optimierungspotenziale.
Dokumentation von Besonderheiten
Informieren Sie den Steuerberater proaktiv ueber:
- Ungewoehnliche Geschaeftsvorfaelle
- Aenderungen in der Unternehmensstruktur
- Neue Geschaeftsbereiche oder Produkte
- Geplante Investitionen
Rueckfragen effizient beantworten
Wenn der Steuerberater Rueckfragen hat, koennen Sie in Odoo schnell die relevanten Buchungen und Belege finden. Ein direkter Lesezugriff fuer den Steuerberater kann Rueckfragen weiter reduzieren.
Kosten optimieren
Mit der richtigen Vorbereitung koennen Sie die Steuerberaterkosten reduzieren:
Vollstaendige und korrekte Daten
Je besser Ihre Datenqualitaet, desto weniger Nacharbeit beim Steuerberater. Investieren Sie in saubere Stammdaten und konsistente Kontierung.
Digitale Belegablage
Wenn Belege digital und sortiert vorliegen, entfaellt zeitaufwaendiges Suchen. Die revisionssichere Archivierung in Odoo hilft dabei.
Selbst vorkontieren
Je mehr Sie selbst korrekt vorkontieren, desto weniger muss der Steuerberater korrigieren. Eine Schulung durch den Steuerberater kann sich schnell amortisieren.
Feste Leistungspakete vereinbaren
Statt Abrechnung nach Aufwand koennen feste Monatspauschalen mehr Planungssicherheit bieten. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater ueber passende Modelle.
| Optimierungsmassnahme | Einsparung |
|---|---|
| Digitale Belegablage statt Papier | 10-20% |
| Korrekte Vorkontierung | 20-30% |
| Automatisierter DATEV-Export | 5-10% |
| Vollstaendige Dokumentation | 10-15% |
Technische Einrichtung
Die technische Basis fuer den Steuerberater-Export:
DATEV-Schnittstelle konfigurieren
Die DATEV-Schnittstelle muss korrekt eingerichtet sein: Konten-Mapping, Steuerschluessel, Mandanten- und Beraternummer.
Export-Automatisierung
Richten Sie automatische Exporte zum Monatsende ein. Odoo kann die Dateien generieren und per E-Mail versenden.
Steuerberater-Zugang (optional)
Sie koennen einen Lesezugriff fuer den Steuerberater einrichten. So kann er bei Bedarf direkt in Odoo nachschauen, ohne auf einen Export warten zu muessen.
Backup und Archivierung
Archivieren Sie alle Exportdateien mit Zeitstempel. Im Streitfall koennen Sie nachweisen, welche Daten wann uebermittelt wurden.
Kosten der Einrichtung
| Position | Einmalig | Monatlich |
|---|---|---|
| DATEV-Schnittstelle | 500-1.500 Euro | 50 Euro |
| Export-Automatisierung | 300-800 Euro | - |
| Steuerberater-Zugang | 200-500 Euro | 24 Euro (User) |
| Schulung Buchhaltung | 500-1.500 Euro | - |
Die Investition in eine professionelle Steuerberater-Anbindung amortisiert sich typischerweise innerhalb von 6-12 Monaten durch reduzierte Steuerberaterkosten und weniger internen Aufwand.
Fazit
Der optimierte Steuerberater-Export aus Odoo ist ein Schluessel zur kosteneffizienten Buchfuehrung. Mit der DATEV-Schnittstelle, automatisierten Exporten und guter Kommunikation reduzieren Sie den Aufwand auf beiden Seiten. Die Investition in eine professionelle Einrichtung zahlt sich durch niedrigere laufende Kosten und bessere Datenqualitaet schnell aus. Waehlen Sie das Arbeitsmodell, das zu Ihren Ressourcen passt, und arbeiten Sie kontinuierlich an der Optimierung der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.