Odoo XRechnung 2026: E-Rechnungen rechtssicher erstellen

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das alle Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar enthält. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen kann eine XRechnung automatisch verarbeitet werden, ohne manuelle Dateneingabe.

Der Standard basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde speziell für den deutschen Verwaltungskontext entwickelt. XRechnung enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung plus zusätzliche Felder für den öffentlichen Sektor, wie die Leitweg-ID und Bestellreferenzen.

Für Unternehmen, die Odoo für die Buchhaltung nutzen, ist die XRechnung-Fähigkeit mittlerweile unverzichtbar. Mit dem Wachstumsgesetz 2025 wurde die E-Rechnungspflicht auf den gesamten B2B-Bereich ausgeweitet.

Gesetzliche Grundlagen und Fristen

Die Einführung der elektronischen Rechnung erfolgte in mehreren Stufen:

B2G: Öffentliche Auftraggeber

• November 2018: Oberschwellenaufträge beim Bund
• November 2019: Alle Aufträge beim Bund
• November 2020: Verpflichtung auch für Lieferanten
• 2020-2023: Stufenweise Einführung in den Bundesländern

B2B: Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen

• Januar 2025: Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen
• Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Umsatz über 800.000 Euro
• Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen elektronischen Format übermittelt werden, können vom Empfänger zurückgewiesen werden. Bei öffentlichen Auftraggebern führt dies zu Zahlungsverzögerungen. Ab 2027/2028 drohen steuerliche Konsequenzen, da der Vorsteuerabzug an eine korrekte E-Rechnung gekoppelt werden kann.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die Unterschiede

Im deutschen E-Rechnungsmarkt gibt es zwei Hauptformate:

XRechnung (Reines XML)

• Nur maschinenlesbare XML-Daten
• Kein visuelles PDF enthalten
• Standard für öffentliche Auftraggeber
• Übertragung per Peppol oder E-Mail

ZUGFeRD (Hybrid-Format)

• PDF mit eingebettetem XML
• Sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar
• Verbreitet im B2B-Bereich
• Versand per E-Mail als PDF-Anhang

Odoo unterstützt beide Formate. Für öffentliche Auftraggeber wird automatisch XRechnung generiert, für Geschäftskunden kann ZUGFeRD verwendet werden. Die Konfiguration erfolgt kundenindividuell.

XRechnung in Odoo einrichten

Die Einrichtung der XRechnung-Funktionalität in Odoo umfasst mehrere Schritte:

Schritt 1: E-Invoice-Modul aktivieren

Installieren Sie das Modul account_edi_ubl_cii, das die Grundlage für elektronische Rechnungsformate bildet. In Odoo Enterprise ist dieses Modul standardmäßig verfügbar.

Schritt 2: Unternehmensdaten vervollständigen

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unternehmensdaten in Odoo hinterlegt sind:

• Vollständiger Firmenname und Rechtsform
• Adresse mit PLZ und Ort
• Umsatzsteuer-ID (DE-Nummer)
• Steuernummer
• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Handelsregistereintrag

Schritt 3: Kontakte konfigurieren

Für Kunden, die XRechnungen empfangen, müssen zusätzliche Felder gepflegt werden:

• Leitweg-ID: Die eindeutige Kennung des öffentlichen Auftraggebers
• E-Rechnungsformat: XRechnung oder ZUGFeRD
• Übertragungsweg: E-Mail oder Peppol

Schritt 4: Rechnungsvorlage anpassen

Die Rechnungsvorlage sollte alle Pflichtangaben enthalten und korrekt auf die XML-Felder gemappt sein. Prüfen Sie insbesondere die Zuordnung von Steuersätzen und Zahlungsbedingungen.

Die Leitweg-ID erklärt

Die Leitweg-ID ist das zentrale Adressierungselement im öffentlichen Sektor. Sie identifiziert eindeutig den Rechnungsempfänger und dessen organisatorische Einheit.

Aufbau der Leitweg-ID

Eine Leitweg-ID besteht aus drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:

• Grobadressierung: Identifiziert die Behörde oder Körperschaft
• Feinadressierung: Identifiziert die Organisationseinheit
• Prüfziffer: Zur Validierung der Korrektheit

Beispiel: 991-01234-56 identifiziert eine spezifische Abteilung innerhalb einer Behörde.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID wird vom Rechnungsempfänger mitgeteilt, typischerweise im Auftrag, in der Bestellung oder in der Ausschreibung. Bei Unsicherheit fragen Sie direkt beim Ansprechpartner des Auftraggebers nach.

Eingabe in Odoo

Die Leitweg-ID wird im Kontaktdatensatz des Kunden im entsprechenden Feld hinterlegt. Bei der Rechnungserstellung übernimmt Odoo die ID automatisch in die XRechnung. Eine manuelle Eingabe pro Rechnung ist nicht erforderlich.

Peppol-Netzwerk für den Rechnungsversand

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europäisches Netzwerk für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Es bietet einen sicheren und standardisierten Kanal für den XRechnungsversand.

Vorteile von Peppol

• Garantierte Zustellung an den Empfänger
• Automatische Formatvalidierung
• Bestätigung der erfolgreichen Übermittlung
• Europaweit einheitlicher Standard

Peppol-Anbindung in Odoo

Die Peppol-Anbindung erfolgt über einen Access Point Provider. Dieser stellt die Verbindung zum Peppol-Netzwerk her und leitet Rechnungen weiter. Odoo kann über Schnittstellen mit verschiedenen Access Point Providern verbunden werden.

Alternative: E-Mail-Versand

Wenn kein Peppol-Zugang vorhanden ist, kann die XRechnung auch per E-Mail als XML-Anhang versendet werden. Der Empfänger benötigt dann eine E-Mail-Adresse, die XRechnungen empfangen kann. Viele öffentliche Auftraggeber bieten alternativ auch Upload-Portale an.

XRechnung erstellen und versenden

Der praktische Workflow für XRechnungen in Odoo:

Rechnungserstellung

Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt aus einem Auftrag oder manuell. Achten Sie auf:

• Korrekte Rechnungsadresse mit Leitweg-ID
• Bestellnummer des Auftraggebers (falls vorhanden)
• Vollständige Positionsbeschreibungen
• Korrekte Steuersätze und Mengeneinheiten

Validierung

Vor dem Versand sollte die XRechnung validiert werden. Odoo führt automatisch eine Syntaxprüfung durch. Zusätzlich kann die Rechnung mit dem KoSIT-Validator geprüft werden, um Konformität mit dem XRechnung-Standard sicherzustellen.

Versand

Nach erfolgreicher Validierung kann die Rechnung versendet werden:

1. Wählen Sie die Rechnung aus
2. Klicken Sie auf Senden und wählen Sie das E-Invoice-Format
3. Wählen Sie den Übertragungsweg (E-Mail oder Peppol)
4. Bestätigen Sie den Versand

Archivierung

Die versendete XRechnung wird automatisch archiviert. Sowohl das XML als auch eventuelle PDF-Versionen werden der Rechnung angehängt und sind jederzeit abrufbar. Die GoBD-konforme Archivierung ist damit sichergestellt.

Häufige Fehler und Lösungen

Bei der XRechnung-Erstellung können typische Probleme auftreten:

Validierungsfehler: Fehlende Pflichtangaben

Die häufigste Fehlerursache sind unvollständige Stammdaten. Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder im Unternehmensprofil und Kundenkontakt ausgefüllt sind.

Fehlerhafte Leitweg-ID

Eine falsche Leitweg-ID führt zur Ablehnung der Rechnung. Prüfen Sie die ID anhand der Bestellung oder fragen Sie beim Auftraggeber nach.

Unbekannte Einheiten

XRechnung verwendet standardisierte Mengeneinheiten (UN/ECE-Codes). Wenn Odoo-Einheiten nicht korrekt gemappt sind, kommt es zu Fehlern. Konfigurieren Sie das Einheiten-Mapping entsprechend.

Steuersatz-Probleme

Steuerbefreite Umsätze oder Reverse-Charge-Fälle erfordern spezielle Kennzeichnungen. Prüfen Sie die Steuerkonfiguration in Odoo und das Mapping auf XRechnung-Steuerkategorien.

Kosten und Implementierung

Die Einführung der XRechnung in Odoo erfordert überschaubare Investitionen:

Die Gesamtkosten für die XRechnung-Einführung liegen typischerweise zwischen 1.200 und 3.500 Euro einmalig, mit geringen laufenden Kosten für Peppol-Anbindung und Validierungsdienste.