Odoo ZUGFeRD 2026: Hybride E-Rechnungen erstellen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsches Format für elektronische Rechnungen. Das Besondere: Es kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten zu einem Hybridformat.

Diese Kombination bietet erhebliche Vorteile: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig kann sein System die eingebetteten XML-Daten automatisch extrahieren und verarbeiten. Kein Medienbruch, keine manuelle Dateneingabe.

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und ist seit 2014 verfügbar. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.1/2.2 basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist mit dem französischen Format Factur-X identisch - beide Standards wurden harmonisiert.

Für Unternehmen, die Odoo für die Buchhaltung nutzen, bietet ZUGFeRD eine praktische Lösung: Sie können Rechnungen erstellen, die von jedem Empfänger verarbeitet werden können, unabhängig von dessen technischer Ausstattung.

ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD definiert verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad:

Minimum

Das einfachste Profil enthält nur grundlegende Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Datum, Bruttobetrag und Zahlungsempfänger. Es genügt nicht den Anforderungen der E-Rechnungspflicht, kann aber für einfache Anwendungsfälle ausreichen.

Basic

Das Basic-Profil enthält alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung: Einzelpositionen, Steuerbeträge, Zahlungsinformationen. Es ist geeignet für Standardrechnungen ohne besondere Anforderungen.

EN 16931 (Comfort)

Dieses Profil entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist vollständig kompatibel mit XRechnung. Es enthält erweiterte Informationen wie Bestellreferenzen, Lieferadresse und detaillierte Steuerinformationen. Für die meisten Geschäftsszenarien ist dies die empfohlene Wahl.

Extended

Das umfangreichste Profil ermöglicht zusätzliche Informationen wie Transportdaten, erweiterte Zahlungsbedingungen oder branchenspezifische Angaben. Es wird für komplexe Lieferketten und spezielle Anforderungen verwendet.

Empfehlung für die Praxis

Für deutsche Unternehmen empfehlen wir das Profil EN 16931. Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, ist mit XRechnung kompatibel und bietet ausreichend Flexibilität für die meisten Geschäftsvorfälle.

ZUGFeRD in Odoo einrichten

Die Konfiguration von ZUGFeRD in Odoo umfasst mehrere Schritte:

Schritt 1: Module installieren

Das ZUGFeRD-Modul ist in Odoo Enterprise im E-Invoice-Paket enthalten. Aktivieren Sie das Modul account_edi_ubl_cii und konfigurieren Sie es für das ZUGFeRD-Format. In der Community-Version sind externe Module erforderlich.

Schritt 2: PDF-Vorlage konfigurieren

Die PDF-Darstellung der ZUGFeRD-Rechnung basiert auf Ihrer Rechnungsvorlage. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und das Layout professionell wirkt. Das PDF ist das Erste, was Ihr Kunde sieht.

Schritt 3: Profil wählen

Legen Sie das Standard-ZUGFeRD-Profil fest. Für die meisten Unternehmen ist EN 16931 die richtige Wahl. Das Profil kann auch kundenindividuell eingestellt werden.

Schritt 4: Stammdaten prüfen

Für gültige ZUGFeRD-Rechnungen müssen alle Stammdaten vollständig sein:

• Unternehmensdaten: Name, Adresse, USt-IdNr., Bankverbindung
• Kundendaten: Name, Adresse, ggf. USt-IdNr.
• Produktdaten: Bezeichnung, Mengeneinheit, Steuersatz

Schritt 5: Testlauf

Erstellen Sie eine Testrechnung und prüfen Sie sowohl das PDF als auch das eingebettete XML. Mit Tools wie dem ZUGFeRD-Validator können Sie die technische Konformität verifizieren.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Der Workflow für ZUGFeRD-Rechnungen in Odoo:

Ausgangsrechnungen

Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt aus Aufträgen oder manuell. Beim Buchen der Rechnung generiert Odoo automatisch das ZUGFeRD-PDF. Das XML wird in die PDF-Datei eingebettet und ist für den Empfänger unsichtbar, aber maschinell auslesbar.

Versand per E-Mail

Die ZUGFeRD-Rechnung wird als PDF-Anhang per E-Mail versendet. Der Empfänger kann das PDF wie gewohnt öffnen und drucken. Wenn sein System ZUGFeRD unterstützt, werden die Daten automatisch extrahiert.

Manueller Download

Alternativ kann das ZUGFeRD-PDF direkt aus Odoo heruntergeladen werden. Dies ist nützlich, wenn Rechnungen über Kundenportale oder andere Kanäle bereitgestellt werden sollen.

Archivierung

Die erstellten ZUGFeRD-Rechnungen werden automatisch in Odoo archiviert. Sowohl das PDF als auch die XML-Daten sind dauerhaft verfügbar und erfüllen die GoBD-Anforderungen an die Aufbewahrung.

ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und verarbeiten

Odoo kann eingehende ZUGFeRD-Rechnungen automatisch verarbeiten:

Automatische Erkennung

Wenn eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail eingeht oder hochgeladen wird, erkennt Odoo automatisch das eingebettete XML. Die Rechnungsdaten werden extrahiert und zur Prüfung angezeigt.

Eingangsrechnung anlegen

Aus den extrahierten Daten wird ein Entwurf für eine Eingangsrechnung erstellt. Die wesentlichen Felder sind bereits ausgefüllt:

• Lieferant (basierend auf Name oder USt-IdNr.)
• Rechnungsnummer und -datum
• Positionen mit Mengen, Preisen und Steuern
• Zahlungsinformationen und Fälligkeit

Prüfung und Freigabe

Der Buchhalter prüft die extrahierten Daten und ergänzt bei Bedarf fehlende Informationen wie Kostenstellen oder Projekte. Nach der Prüfung kann die Rechnung gebucht werden.

Abgleich mit Bestellungen

Wenn in Odoo eine passende Bestellung existiert, kann die Eingangsrechnung automatisch abgeglichen werden. Das System prüft Mengen, Preise und Konditionen und markiert Abweichungen.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Wann welches Format?

Beide Formate haben ihre Berechtigung:

ZUGFeRD verwenden für:

• B2B-Geschäftsverkehr mit privaten Unternehmen
• Kunden, die PDF-Rechnungen benötigen
• Internationale Geschäftspartner (Factur-X kompatibel)
• Empfänger ohne spezielle E-Rechnungssoftware

XRechnung verwenden für:

• Öffentliche Auftraggeber (Pflicht)
• Empfänger, die explizit XRechnung fordern
• Übermittlung via Peppol-Netzwerk
• Automatisierte Verarbeitung ohne PDF

Hybride Strategie

Viele Unternehmen nutzen beide Formate: ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für öffentliche Auftraggeber. In Odoo können Sie das bevorzugte Format pro Kunde hinterlegen, sodass automatisch das richtige Format generiert wird.

Technische Details und Validierung

Für technisch Interessierte einige Details zur ZUGFeRD-Implementierung:

PDF/A-3

ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3 Standard, der die Einbettung von Anhängen in PDFs erlaubt. Das XML-Dokument wird als Attachment in das PDF eingebettet und kann mit entsprechenden Tools extrahiert werden.

Cross Industry Invoice (CII)

Die XML-Struktur basiert auf dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice Standard. Dieser internationale Standard gewährleistet Interoperabilität mit anderen Systemen und Ländern.

Validierung

ZUGFeRD-Rechnungen sollten vor dem Versand validiert werden. Prüfpunkte sind:

• Syntaktische Korrektheit des XML
• Vollständigkeit der Pflichtfelder
• Konsistenz zwischen PDF und XML
• Korrektes Profil (Minimum, Basic, EN 16931, Extended)

Fehlerbehandlung

Häufige Validierungsfehler und deren Behebung:

• Fehlende USt-IdNr.: Beim Rechnungssteller hinterlegen
• Ungültige Mengeneinheit: Einheiten-Mapping prüfen
• Betragsinkonsistenz: Rundungsdifferenzen korrigieren

Kosten und Implementierung

Die Einführung von ZUGFeRD in Odoo ist kostengünstig:

Die Gesamtinvestition für ZUGFeRD liegt typischerweise zwischen 1.300 und 3.300 Euro. Der ROI ist schnell erreicht durch reduzierte manuelle Erfassung bei Eingangsrechnungen und beschleunigte Zahlungseingänge.

Best Practices für ZUGFeRD

Empfehlungen aus der Praxis:

Konsistentes Branding

Gestalten Sie das PDF-Layout professionell und konsistent mit Ihrem Corporate Design. Das PDF ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens gegenüber dem Kunden.

Vollständige Stammdaten

Pflegen Sie Ihre Stammdaten sorgfältig. Fehlende oder falsche Daten führen zu Validierungsfehlern oder Verarbeitungsproblemen beim Empfänger.

Regelmäßige Validierung

Prüfen Sie Ihre ZUGFeRD-Rechnungen regelmäßig mit einem Validator. So erkennen Sie Probleme, bevor Kunden sich beschweren.

Kommunikation mit Kunden

Informieren Sie Ihre Kunden über die Umstellung auf ZUGFeRD. Manche Empfänger sind sich nicht bewusst, dass die PDF-Rechnung maschinenlesbare Daten enthält.